Giải pháp hội nghị truyền hình là gì?

Nơi làm việc hiện đại bao gồm các đồng nghiệp và các nhóm phân tán về mặt địa lý mong muốn tối ưu hóa các tương tác hàng ngày của họ. Điều này rất quan trọng trong một thế giới doanh nghiệp phụ thuộc vào tinh thần đồng đội và sự hợp tác để biến bất cứ điều gì lớn lao tiếp theo trở thành hiện thực. 

Đối với một số công ty, điều đó có nghĩa là áp dụng các giải pháp cộng tác như hội nghị truyền hình. Hội nghị truyền hình là một tập hợp con của công nghệ gọi điện qua web, một giải pháp cộng tác cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi qua trình duyệt internet, máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc thiết bị video. Người dùng có thể truyền video trực tiếp trong hội nghị truyền hình để cung cấp các tương tác trực quan rất cần thiết với đồng nghiệp, mang lại lợi ích cho người dùng ở mọi cấp của tổ chức và trên tất cả các phòng ban.

Tại sao chúng tôi chuyển sang hội nghị truyền hình? Nhìn xung quanh văn phòng của bạn. Những đồng nghiệp bạn làm việc thường xuyên ngồi cạnh bạn nhất? Hay họ đang làm việc ở một thành phố khác, hoặc thậm chí là một múi giờ khác? Rất có thể câu trả lời là câu trả lời sau, tạo ra những thách thức trong giao tiếp và cộng tác tại nơi làm việc.

Các lợi ích của hội nghị truyền hình bao gồm khả năng cộng tác nhóm được cải thiện và chia sẻ ý tưởng cho phép nhân viên giao tiếp như thể họ đang gặp nhau trực tiếp, ngay cả khi họ không gặp. Việc dễ dàng lên lịch cho một hội nghị truyền hình có nghĩa là các nhóm có thể dễ dàng họp trên hầu như mọi lịch trình bất kể vị trí. Với các nhóm phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau, việc chia sẻ thời gian gặp mặt với nhau sẽ nhân văn hóa giao tiếp và hình thành mối quan hệ.

Việc thêm thành phần trực quan vào các cuộc họp với hội nghị truyền hình sẽ giúp tăng mức độ tương tác của nhóm cả trong và sau cuộc họp. Video cho phép người dùng xem các tín hiệu không lời có thể bị thiếu trong các cuộc gọi chỉ có âm thanh và cung cấp thông tin chi tiết sáng tạo về các cuộc trò chuyện. Vì bạn có thể tham gia cuộc gọi điện video từ bất kỳ đâu trên bất kỳ thiết bị nào, các công ty có thể giảm đáng kể chi phí đi lại và ngân sách đào tạo.

Vào một ngày làm việc trung bình, bạn có thể sử dụng hội nghị truyền hình để cộng tác với đồng nghiệp của mình theo một số cách:

Tùy thuộc vào thiết lập văn phòng của bạn, các thành phần của hệ thống hội nghị truyền hình có thể tương đối dễ sử dụng, đó là một trong những lý do khiến các cuộc gọi điện video trở nên phổ biến như vậy. Thành phần đầu tiên của một hệ thống hội nghị truyền hình hiện đại là phần mềm. Lên lịch và bắt đầu bất kỳ cuộc gọi điện video nào được thực hiện trong phần mềm thông qua máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc thiết bị video.

Giải pháp hội nghị trên web của bạn cũng có thể có khả năng video cho người dùng cộng tác trong doanh nghiệp. Một số văn phòng có phòng họp video chuyên dụng với camera độ nét cao và màn hình video được thiết kế đặc biệt để theo dõi và đóng khung người nói trong các cuộc họp và thuyết trình. Bạn cũng cần có kết nối internet nhanh, an toàn.

Tuy nhiên, bạn thậm chí không cần phải thiết lập một phòng họp đặc biệt hoặc khu phức hợp để sử dụng hội nghị truyền hình tại nơi làm việc của mình. Dịch vụ hội nghị truyền hình được thiết kế để hoạt động với máy tính để bàn, máy tính xách tay và thiết bị di động, cũng như webcam và micrô độc lập và thiết lập phòng, để mang mọi người lại với nhau trong cùng một phòng ảo. 

Làm cho giao tiếp trở nên nhân văn hơn: Thêm tính năng hội nghị truyền hình vào các cuộc họp hàng ngày của bạn có thể nâng cao khả năng phân phối của nhóm bạn đồng thời giúp cắt giảm ngân sách hoạt động và chi phí. Trong thời đại các tổ chức ngày càng phân tán, việc tập hợp mọi người lại với nhau bằng trải nghiệm video được chia sẻ có thể giúp họ tạo ra mối liên kết và thêm yếu tố con người vào giao tiếp.

Thiết bị đầu cuối (Thiết bị VCS) - Thiết bị điều khiển đa điểm (MCU) - Gateway và Gatekeeper. Ngoài ra còn có các thiết bị tùy chọn khác như thiết bị chia sẻ dữ liệu, thiết bị ghi hình lại hình ảnh Video Conferencing, thiết bị lập lịch và quản lý hội nghị…

Thiết bị VCS: Có chức năng thu nhận hình ảnh, âm thanh (qua camera, micro). Mã hóa chúng rồi chuyển qua giao diện mạng. Các VCS còn có cổng giao tiếp với máy tính (PC, Laptop). Cho phép kết nối và trình chiếu các tài liệu từ máy tính vào phiên làm việc. VCS sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc máy chiếu. Làm thiết bị hiển thị và có thể sử dụng bất kỳ hệ thống âm thanh nào có sẵn.

Thiết bị MCU: Có chức năng điều khiển đa điểm. Cho phép kết nối nhiều VCS vào một phiên làm việc. Hình ảnh, âm thanh từ các thiết bị VCS được nhận về, trộn và chia hình hiển thị theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Ngòai ra, MCU còn hỗ trợ kết nối các đầu cuối thoại vào phiên làm việc. Để đáp ứng yêu cầu làm việc đa phương tiện, đa mạng. Thiết bị MCU còn hỗ trợ chuyển mã  các yếu tố liên qua đến chất lượng như: giao diện mạng và băng thông.
chuẩn mã hóa Video/Audio, tốc độ khung hình…

Thiết bị Gateway: Có chức năng chuyển đổi tín hiệu giữa 2 mạng khác nhau, làm nhiệm vụ giao tiếp. Chẳng hạn như giao tiếp giữa mạng H.323 mạng IP và mạng H.320 mạng ISDN.

Thiết bị Gatekeeper: Là thành phần tùy chọn trong hệ thống. Nhưng có vai trò quan trọng trong việc điều khiển việc thiết lập cuộc gọi, quản lý thiết bị và kiểm soát băng thông.

Đường truyền sử dụng trong giải pháp Hội Nghị Truyền hình là đường ISDN hoặc IP.

Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm SD (bao gôm các dòng ký hiệu là VSX “ví dụ VSX7000s”). Đường truyền tại các site nhánh phải đạt ít nhất 384 Kbps đối xứng.

Đối với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm HD (bao gồm các dòng ký hiệu là HDX “ví dụ HDX8002”). Đường truyền tại các site phải đạt ít nhất 1Mbps đối xứng.

Đường truyền đến MCU phải bằng đường truyền tại các site cộng lại.

Trong trường hợp sử dụng đường truyền IP. Đường truyền tại các site phải cộng thêm 25%-30% header của gói IP. Nên để đạt yêu cầu về tốc độ, đường truyền đến site nhánh phải đạt ít nhất 1.2Mbps. Để có đủ băng thông cần thiết cho cả video, audio và content. Trong cuộc họp hội nghị đối với hệ thống dùng công nghệ HD và 460Kbps đối với công nghệ SD.

 Giải pháp hội nghị truyền hình là gì? 

 Sự khác biệt chính giữa hội nghị truyền hình video conferencing và teleconferencing là gì? 

 Hội nghị truyền hình Video conferencing là gì?