Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật, chúng không phải lúc nào cũng có thể hoán đổi cho nhau, vì vậy tìm cách hiểu sự khác biệt của video conferencing và teleconferencing là một bước đi khôn ngoan.
Sự phân biệt video conferencing và teleconferencing
Hội nghị từ xa teleconferencing là một thuật ngữ chung đề cập đến việc tổ chức hội nghị với một nhóm người, các cá nhân trong số đó không nhất thiết phải có mặt ở cùng một địa điểm. Để đạt được điều này, nhóm có thể dựa vào điện thoại, máy tính, tivi (video), Internet, vệ tinh hoặc thậm chí là radio. Mặt khác, hội nghị truyền hình video conferencing cũng đề cập đến phương pháp hội nghị này nhưng đặc biệt là việc sử dụng video, có nghĩa là bạn có thể vừa nghe và nhìn thấy những người mà bạn đang tham gia hội nghị.
Ưu điểm
Ưu điểm của hội nghị từ xa teleconferencing là tính linh hoạt của nó. Ví dụ: nếu bạn không có bất kỳ thiết bị video nào, chẳng hạn như webcam, hội nghị từ xa được thực hiện qua điện thoại là một lợi thế của bạn. Tuy nhiên, hội nghị truyền hình video conferencing mang lại cho bạn lợi thế là có thể nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện cùng, bao gồm cả nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của cô ấy. Xem xét tầm quan trọng của những động tác như vậy đối với việc giao tiếp hiệu quả, hội nghị truyền hình video conferencing có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn về những người mà bạn đang kinh doanh.
Nhược điểm
Điểm bất lợi đối với một số hình thức hội nghị từ xa teleconferencing, chẳng hạn như qua điện thoại, là bạn không thể nhìn thấy những người bạn đang nói chuyện và do đó không thể thu thập nhiều thông tin từ họ như bạn có thể trong một hội nghị truyền hình video conferencing. Tuy nhiên, hội nghị truyền hình video conferencing đôi khi đòi hỏi nhiều thiết bị hơn và trong một số trường hợp, bạn bắt buộc phải có và sử dụng phần mềm cụ thể để kết nối với nhóm hội nghị. Do đó, hội nghị truyền hình có thể có nghĩa là bạn phải đầu tư số tiền mà bạn không cần thiết để tham gia vào một hội nghị.
Cân nhắc
Khi ai đó yêu cầu bạn tham gia hội nghị từ xa teleconferencing hoặc khi bạn mời người khác tham gia hội nghị video conference, bạn nên làm rõ ý nghĩa của nó. Xác định trước tất cả những gì sẽ được yêu cầu để trở thành một phần của cuộc gọi. Nhiều doanh nghiệp dựa vào các chương trình dựa trên Internet, chẳng hạn như Skype, Google Hangouts, ooVoo và Cisco WebEx, cung cấp đăng ký miễn phí hoặc tính phí cho một số dịch vụ hội nghị truyền hình và hội nghị từ xa của họ.
Ưu điểm của hội nghị từ xa teleconferencing
Hội nghị từ xa teleconferencing, tùy thuộc vào thế hệ của bạn, có thể khiến bạn nghĩ đến hội nghị truyền hình hoặc hội nghị qua điện thoại. Trên thực tế, từ này dùng để chỉ cả hai, vì nó bao gồm bất kỳ thông tin liên lạc nào dựa vào công nghệ viễn thông. Mặc dù hội nghị truyền hình ngày nay đã trở nên phổ biến hơn, nhưng hội nghị bằng âm thanh vẫn đang được nhiều công ty sử dụng. Cả hai đều có những lợi thế và bất lợi cụ thể khi so sánh với nhau và trong các cuộc họp hoặc hội nghị trực tiếp.
Ưu điểm và Nhược điểm của video conferencing
Hội nghị truyền hình video conferencing cung cấp tất cả các lợi thế của cuộc họp trực tiếp và cuộc gọi thoại, với một số nhược điểm. Họ dễ dàng thiết lập hơn các cuộc họp trực tiếp khi bạn không ở cùng một tòa nhà.
Với các tùy chọn chia sẻ màn hình trên gần như tất cả các ứng dụng hội nghị truyền hình video conferencing, việc trình chiếu các bài thuyết trình sẽ dễ dàng hơn so với việc bạn đang ở trong cùng một phòng vì không cần máy chiếu. Như CommuniCloud chỉ ra, video hấp dẫn hơn hội nghị âm thanh vì mọi người có xu hướng "giao tiếp bằng mắt ảo" khi sử dụng video thay vì khoanh vùng hoặc kiểm tra tin nhắn của họ.
Trong nhiều năm, nhược điểm chính của hội nghị truyền hình video conferencing là không thể truy cập được đối với những người thiếu công nghệ vững chắc, chẳng hạn như kết nối internet tốt và máy tính đáng tin cậy với camera và micrô, cũng như những người thiếu kiến thức kỹ thuật để định cấu hình và sử dụng những thứ này. . Tuy nhiên, ngày nay, những rào cản này ngày càng hiếm với sự phổ biến của điện thoại thông minh và các ứng dụng dễ sử dụng như Zoom.
Gartner liệt kê hơn 20 ứng dụng khác nhau được cung cấp miễn phí đã nhận được rất nhiều đánh giá tích cực từ người dùng. Hầu hết cho phép bạn kết hợp thoại, video và trò chuyện để ngay cả khi ai đó không muốn tham gia bằng máy quay video, họ vẫn có thể nghe, xem và nhắn tin cho những người khác trong cuộc họp trong suốt hội nghị từ xa.
Ưu điểm và nhược điểm của hội nghị âm thanh audio conferencing
Thật khó để tưởng tượng một doanh nhân ở Mỹ không có quyền truy cập video, nhưng nếu khách hàng của bạn ở một quốc gia khác hoặc một vị trí xa xôi, thì video có thể không xem được.
Có ba lợi thế quan trọng đối với hội nghị âm thanh. Đầu tiên, nó yêu cầu ít băng thông hơn nhiều và khi mọi người gọi vào điện thoại, không yêu cầu kết nối internet. Ưu điểm thứ hai là không ai cần phải ăn mặc hay dọn dẹp nhà cửa khi thực hiện một cuộc gọi thoại. Vì nó không yêu cầu bất kỳ sự chuẩn bị nào trong số này, ưu điểm thứ ba là tốc độ: Một cuộc gọi giữa ba hoặc bốn người thường có thể được sắp xếp trong vòng vài phút.
Nhược điểm chính của cuộc gọi chỉ có âm thanh là bạn không thể nhìn thấy ai đang nói. Bạn thiếu nét mặt và cử chỉ giúp mọi người giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn muốn minh họa một điểm hoặc cho mọi người thấy một sản phẩm, bạn phải thực hiện việc này một cách độc lập với cuộc gọi.
Ưu điểm và Nhược điểm của conferencing meetting
Các cuộc họp hội nghị trực tiếp, nơi mọi người ở trong cùng một phòng tại cùng một thời điểm, đã là chuẩn mực trong nhiều thập kỷ. Ngay cả khi mọi người có tùy chọn tổ chức hội nghị bằng âm thanh, các cuộc họp trực tiếp thường được ưu tiên hơn.
Bất lợi chính của các cuộc họp trực tiếp là thu hút những người ở ngoài thị trấn. Điều này kéo theo thời gian và chi phí đi lại, và khi khoảng cách xa là chi phí phòng khách sạn. Nói như vậy nhưng vẫn có một số ưu điểm không thể không kể đến. Nếu tất cả mọi người đều ở trong cùng một tòa nhà, việc làm tròn nhân viên sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt khi họ biết rằng họ được mong đợi trong phòng họp vào một thời điểm cụ thể.
Đối với nhân viên bán hàng, việc gặp gỡ tại văn phòng khách hàng đòi hỏi một nỗ lực khiến họ cảm thấy được trân trọng. Điều này không so với nỗ lực nhỏ nhặt điện thoại hoặc đăng nhập vào trình duyệt web. Việc để khách hàng đến văn phòng của bạn, cho họ một chuyến tham quan ngắn và để họ gặp gỡ những nhân viên thường ở phía sau hậu trường (như lễ tân hoặc quản lý vận chuyển) mang lại dấu ấn cá nhân cho một mối quan hệ kinh doanh không thể sánh bằng - ngoài ra, miễn phí bánh mì tròn.
Tầm quan trọng của các cuộc gọi hội nghị kinh doanh
Một cuộc gọi hội nghị kinh doanh chỉ đơn giản là một cuộc gọi điện thoại liên quan đến ba người trở lên. Nó cho phép mọi người ở các vị trí địa lý khác nhau "gặp gỡ" vào một thời gian đã định trước qua điện thoại hoặc để giải quyết một vấn đề kinh doanh khẩn cấp đòi hỏi sự tham gia của một số cá nhân. Cuộc gọi hội nghị có thể rất quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp, vì nó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc kinh doanh.
Những lợi ích: Lợi ích chính của cuộc gọi hội nghị là nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các nhân viên có thể ở rải rác khắp cả nước không nhất thiết phải ở cùng một nơi để trao đổi thông tin hoặc ý tưởng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đi lại, chẳng hạn như vận chuyển hàng không hoặc tiết kiệm xăng cũng như chi phí khách sạn và chi phí ăn uống.
Các loại: Các cuộc gọi hội nghị có thể bao gồm ít nhất ba người cần giao tiếp đồng thời, chẳng hạn như một nhân viên bán hàng, người quản lý của anh ta và một khách hàng tiềm năng. Nó cũng có thể được sử dụng cho một cuộc họp lớn của các nhân viên trong cùng một công ty, chẳng hạn như trao đổi thông tin hàng tháng. Cuộc gọi hội nghị cũng có thể trở nên cá nhân hơn bằng cách giới thiệu một yếu tố hình ảnh được gọi là hội nghị truyền hình, nơi những người tham gia có thể nhìn thấy nhau qua màn hình video.
Ý nghĩa: Cuộc gọi hội nghị có thể là một tài sản tuyệt vời khi các quyết định cần được đưa ra nhanh chóng hoặc một vấn đề cần được quan tâm ngay lập tức. Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng đang gặp sự cố khi giao sản phẩm cho một trong những khách hàng của mình, cô ấy có thể gọi điện cho khách hàng đồng thời liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng của công ty để khắc phục tình hình và loại bỏ thông tin sai lệch tiềm ẩn.
Cân nhắc: Khi chọn một gói điện thoại cho công ty của bạn, hãy xem xét tần suất mà bạn dự định sử dụng cho cuộc gọi hội nghị. Một số công ty cung cấp gói trả tiền khi bạn sử dụng thay vì phải trả một số tiền cố định hàng tháng cho các cuộc gọi hội nghị. Điều này có thể có lợi cho một doanh nghiệp nhỏ chỉ thỉnh thoảng sử dụng các cuộc gọi hội nghị.
Địa lý: Gọi điện qua hội nghị có thể là một công cụ quan trọng cho các doanh nghiệp muốn mở rộng, đặc biệt là ra thị trường nước ngoài. Thay vì phải gửi một số lượng lớn nhân viên và nguồn lực đến nước ngoài, các công ty có thể tiến hành một số hoạt động kinh doanh bằng cuộc gọi hội nghị, giảm chi phí hoạt động tổng thể.
Các bài viết nổi bật về hội nghị truyền hình Video conferencing